Het UBO-register eindelijk in werking

 

Van uitstel kwam geen afstel: de datum is een aantal malen op geschoven, maar op 30 september aanstaande is het zover. Bestuurders en zaakvoerders van vennootschappen, vzw’s en stichtingen moeten uiterlijk op die datum de uiteindelijke begunstigden (in het Engels: “Ultimate Beneficial Owner” of “UBO”) van hun entiteiten in het centraal register van uiteindelijke begunstigden, ook wel het UBO-register, van de overheidsdienst financiën registreren.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register vindt zijn oorsprong in Europese regelgeving en kadert binnen de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het register identificeert de zogenaamde uiteindelijke begunstigden (hierna, “UBOs”) van juridische entiteiten, dit zijn de natuurlijke personen die er zeggenschap of controle over uitoefenen of er economisch voordeel uit halen. Deze transparantiemaatregel heeft betrekking op zowel vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen, als trusts en fiducieën en gelijkaardige juridische entiteiten.

Wie is verplicht tot registratie?

In België opgerichte vennootschappen, (i)vzw’s, stichtingen en trusts moeten hun UBO’s  identificeren en bepaalde gegevens over deze personen registreren via het MyMinFin-portaal. Deze verplichting rust op de bestuurders en zaakvoerders, die hiervoor wel online op eenvoudige wijze een derde (advocaat, accountant,…) kunnen mandateren.

Daar stopt het echter niet, want de informatie in het UBO-register moet steeds toereikend, accuraat en actueel zijn. Elke wijziging (bv. adreswijziging, wijziging omvang eigendomsbelang,…) moet telkens worden doorgegeven binnen de maand nadat deze gekend is. Tevens moet de toestand van de UBO’s jaarlijks worden bevestigd en desgevallend aangepast.

Het niet-naleven van deze registratie- en bijwerkingsplicht kan worden bestraft met administratieve boetes tussen 250 en 50.000 euro. Deze kunnen worden opgelegd aan de bestuurders, het directiecomité of andere personen die verantwoordelijk zijn voor de effectieve leiding. Bijkomend riskeren de leden van het bestuursorgaan strafrechtelijke boetes van 50 tot 5 000 euro.

Wie is UBO…

De term ‘UBO’ dekt een brede lading. Niet alleen wordt bedoeld elke natuurlijke persoon die zelf aan de voorwaarden van de definitie voldoet (“alleenstaande UBO”), maar ook elke natuurlijke persoon die, in rechte of in feite, in overleg met andere personen handelt om gezamenlijk zeggenschap over de entiteit uit te oefenen (“gegroepeerde UBO”). Het uitoefenen van zeggenschap kan zowel rechtstreeks als onrechtstreeks via een of meerdere tussenliggende juridische entiteiten.

…van een vennootschap?

De volgende natuurlijke personen worden als UBO van een vennootschap aangemerkt:

1. elke natuurlijke persoon die, rechtstreeks of onrechtstreeks, meer dan 25% van de stemrechten of de aandelen van de vennootschap houdt; en

2. elke natuurlijke persoon die, alleen of samen met anderen, zeggenschap heeft over de vennootschap via andere middelen (bv. door middel van een aandeelhoudersovereenkomst of via het recht om de meerderheid van de bestuurders te benoemen of te ontslaan);

3. alleen als er geen enkele UBO is geïdentificeerd in de twee bovengenoemde categorieën, de personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel (CEO, voorzitter van het directiecomité,…)

…van een (i)vzw of stichting?

Voor (i)vzw’s en stichtingen kwalificeren alle volgende natuurlijke personen als UBO:

1. De leden van de raad van bestuur;

2. De personen die gemachtigd zijn om de vereniging of stichting te vertegenwoordigen;

3. De personen belast met het dagelijks bestuur;

4. Voor stichtingen: de oprichters;

5. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang zij werd opgericht of werkzaam is (bv. ziekenhuispatiënten, die dan wel als groep mogen worden aangeduid);

6. Elke andere natuurlijke persoon die met andere middelen de uiteindelijke zeggenschap uitoefent (bv. leden van de algemene vergadering die een stemovereenkomst hebben gesloten).

Welke gegevens moeten worden geregistreerd?

De volgende persoonlijke identificatiegegevens van de UBO moeten worden geregistreerd: naam en voornaam, geboortedatum, nationaliteit, volledig verblijfsadres en rijksregisternummer of elk vergelijkbaar buitenlands identificatiemiddel. Verder ook de datum waarop de UBO deze hoedanigheid heeft verkregen en of het een alleenstaande dan wel gegroepeerde UBO betreft. Bijkomend moet voor vennootschappen de omvang van het uiteindelijke belang worden gepreciseerd, alsook of het om een rechtstreekse of onrechtstreekse UBO gaat.

 Wat gebeurt er met de gegevens in het register?

De Algemene Administratie van de Thesaurie beheert het UBO-register en brengt de natuurlijke personen die geregistreerd worden hiervan op de hoogte, waarna deze hun gegevens kunnen raadplegen.

Daarnaast hebben de overige bevoegde autoriteiten, inclusief de fiscus, en de entiteiten die onderworpen zijn aan een waakzaamheidsverplichting ten opzichte van hun cliënten in het kader van de antiwitwaswetgeving (banken, advocaten, notarissen, accountants,…) toegang tot het register.

Ook particulieren kunnen het register raadplegen. Voor wat betreft vennootschappen, heeft elke particulier tegen betaling toegang tot een heel aantal gegevens en dit zonder dat een legitiem belang moet worden aangetoond. Voor wat betreft (i)vzw’s en stichtingen is de toegang beperkter, want vereist is een legitiem belang verband houdende met de strijd tegen witwassen en terrorisme. Ter bescherming van de privacy zijn voornaam, volledige geboortedatum, verblijfsadres en rijksregisternummer evenwel niet raadpleegbaar. In uitzonderlijke gevallen kan de UBO om geheimhouding van alle gegevens voor particulieren verzoeken. Vereist is dat de zichtbaarheid van deze informatie de UBO blootstelt aan een onevenredig risico, een risico van fraude, ontvoering, chantage, afpersing, intimidatie of geweld. De gegevens van minderjarige of handelingsonbekwame UBO’s zijn automatisch verborgen

De gegevens worden bewaard gedurende de levensduur van de vennootschap, vereniging of stichting en voor een periode van tien jaar daarna.

In geval van vragen over de UBO-identificatie en het invullen van het UBO-register, gelieve contact op te nemen met het CURIA CORPORATE en NON-PROFIT team.  De contactpersonen zijn:

Yvette Verleisdonk (Yvette.Verleisdonk@Curia.be)

Sarah Verschaeve (Sarah.Verschaeve@Curia.be)